Абсолютно в любое время фонд социального страхования может нагрянуть с проверкой деятельности компании.
Чтобы достойным образом выполнить подготовку к ревизии органов фонда социального страхования, необходимо, прежде всего, изучить и проанализировать постановление «О методических рекомендациях, о проведении проверок на выезде», в особенности первый раздел, который полностью посвящается теме.
Такой документ необходим исключительно сотрудникам фонда, однако подобная информация станет весьма нужной и для сотрудников бухгалтерии на предприятии, прежде всего.
с выездом на предприятие обычно выполняется согласно плану, его в свою очередь составляют каждый квартал.
Среди главных целей данного мероприятия можно выделить такие:
- Во-первых, проверка расходования средств, использованных в целях необходимого социального страхования.
- Во-вторых, ревизия каждого из начислений, а также оплаты страховых взносов предназначенных для необходимого социального страхования трудящихся на тот случай, если ими будет временно утеряна трудоспособность.
- В-третьих, стоит отметить, что во время, когда проводится проверка необходимого социального страхования, не исключаются и возможность одновременных проверок по страхованию непосредственно от непредвиденных экстренных ситуаций, произошедших на территории предприятия, или же профессиональных травм.
Обязательные условия для назначения выездной проверки довольно просты для понимания, к ним можно отнести следующие:
- В случае, когда компанией или предприятием были произведены довольно большие расходы в счет социального страхования;
- Если организацией были получены весьма крупные суммы от фонда, предназначенные для осуществления расходов обязательного социальной страховки;
- Также, проверка ФСС с выездом на предприятие, назначается в том случае, если во время камеральной проверки проверяющими были выявлены некоторые неточности, или нарушения, к примеру, уплата страховых взносов, или неточные сведения в ведомостях.
Более подробно это рассматривается в методических рекомендациях, о которых говорилось выше.
Что касается графика, по сведениям которого проводятся проверки, можно отметить, что если ранее в методических указаниях фонда социального страхования четко обозначалось проведение регулярных проверок с выездом как минимум один раз в три года, то теперь график выездных проверок ФСС немного изменился.
Ревизоры могут посетить компанию, предприятие согласно точному плану, он же формируется, учитывая каждое из указанных выше обстоятельств.
Если говорить о сроках проведения ревизии фонда социального страхования – они устанавливаются непосредственным руководителем отделения ФСС. Им учитываются такие немаловажные факторы, как объем нужных для ревизии документов, количество трудящихся на предприятии, а также местоположение предприятия.
Стоит отметить, что если фирма, предприятие имеет всего один главный офис, то срок проверки будет приблизительно месяц. Если же существуют также филиалы и представительства, то срок проведения проверки может растянуться и на два месяца.
Согласно решению руководителя ФСС срок в особенных случаях может продлиться еще на один или два месяца. Это может произойти в том случае, когда предприятие в срок десяти дней не предоставляет обязательные для проверки документы.
Ревизия может быть остановлена в том случае, когда необходима экспертиза, или же перевод документов, а также получение от других лиц документов, которые содержат информационную справку о страхователе.
Обычно, специалистам и сотрудникам фонда предоставляется право проверки расходований средств исключительно за последние три года хозяйственной активности предприятия.
К примеру, в том случае, когда выездная проверка фсс ожидаема в 2014, специалисты будут проверять период с 2011 по 2013 год.
Но стоит учесть, что в том случае, когда причиной проверки стал результат камеральной ревизии, то сотрудникам фонда социального страхования предоставляется право нужной проверки отчета текущего года. Это может быть как полугодие, или же девять месяцев, а также первый квартал.
Не стоит забывать также и тот факт, что ФСС уполномочен назначить повторную ревизию, однако в таком случае период составит таким же образом три календарных года.
Повторная ревизия может произойти исходя из причин ликвидации предприятия, или же его реорганизации, а также согласно причине контролирования органом на порядок выше активности филиала, который проводил проверку. В таких случаях также может быть проведена проверка вне плана.
Проверяемые документы при выездной проверке ФСС
Во время проведения ревизии, сотрудники ФСС имеют право запросить от страхователя нужные документы, получить объяснения и сверить учетные показатели.
Чаще всего инспекторов интересует верное назначение и выплата пособий, оплата путевок, которая финансируется за счет фондовых средств.
Не забывайте о том, что предприятию следует обязательно сохранять все документы, которые каким либо образом пересекаются с расходами на необходимую социальную страховку как минимум в течение пяти лет. Во время проверки специалисты довольно часто требуют и дополнительную документацию.
Если же страхователь откажет в их передаче, инспекторами будет оформлено требование на специальном бланке. Предприятию дается срок не более десяти дней, для того чтобы собрать нужный пакет документации.
Основные этапы проведения ФСС выездной проверки
Перед проведением ревизии чаще всего проходит подготовительный этап сроком не более трех дней.
В данный период специалистам фонда необходимо собирать, и затем проанализировать всю необходимую информацию о расходах, которые были выделены страхователю на санаторно-курортный и оздоровительный отдых.
Во время анализа специалисты ФСС берут во внимание много факторов. Во-первых, это расходы по обязательному социальному страхованию, которые страхователь произвел в срок проверяемого промежутка времени. Во-вторых, суммы, которые были выделены фондом страхователю на осуществление расходов обязательного социального страхования.
Инспекторам ФСС, которые пришли с целью ревизии, при себе необходимо иметь служебное удостоверение, и также непосредственно решение о проведении проверки с подписью руководителя отделения фонда.
Перед началом проверки работники фонда должны ознакомить с документом о решении руководителя предприятия, под роспись. Помните, что управляющий предприятием имеет полное право не пускать инспекторов фонда, если они не предъявляют нужную документацию.
После предъявления решения о проверке, инспекторы начинают проверку. В ее последний день, они оформляют специальную справку о контрольных мероприятиях, которые провели.
Позволяет быстро и с экономией средств освоить нужную информацию. Организуются онлайн уроки, с последующим тестированием и выполнением самостоятельных заданий.
В статье рассказано о том, как правильно следует выбирать учебно-методические центры и где можно пройти курсы бухгалтера.
Далее, в течение двух месяцев ревизорами заключается специальный акт. Если выявляются, какие-либо нарушения, предприятию предоставляется право возражения, его необходимо предоставить в отделение фонда, в письменном виде и не позднее чем через пятнадцать дней.
Руководителю ФСС на рассмотрение такого документа дается десять дней.
В качестве завершающего этапа предприятие либо соглашается с представленными фондом требованиями и выполняет их в поставленный срок, либо отказывается и при этом подает иск в судебную организацию.
В случае если никаких нарушений изначально не было выявлено процедура проверки оканчивается на этапе предоставления фондом акта.
Акт выездной проверки ФСС
Акт, в качестве итогового документа проверки составляется или в ее ходе, или в течение двух месяцев после оформления справки.
Структура акта представляет собой форму из трех частей. В первой части обычно указываются данные самого предприятия, такие как его название, ИНН и тому подобное, также период проверки, ее метод, а также документы, которые были проверены.
Вторая часть представляет собой имеющиеся нарушения, при этом к ним прилагаются документальные подтверждения. Если же нарушений не выявлено, то это также указывается в данной части.
В заключении подводятся итоги, сведения о суммах которые были получены от фонда и необоснованно расходовались и так далее.
К акту должна прилагаться копия решения о проведении инспекции, документы с расчетами, которые предоставляются самим работниками ФСС. Также документы, которые являются подтверждением нарушений.
В заключении, помните о том, что выездные проверки фонда социального страхования часто проводятся совместно с проверками . Проверяющие инспектора не имеют права изымания документов и назначения каких-либо экспертиз, а тем более осмотра помещения, допроса свидетелей и проведения инвентаризации имущества на предприятии.
Будьте бдительны, и проверка пройдет без непредвиденных ситуаций.
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2013, N 2
ЖДЕМ ПРОВЕРКУ ИЗ ФСС
Контроль за начислением, уплатой страхователями страховых взносов на профессиональных заболеваний и расходованием этих средств производится Фондом социального страхования посредством проведения документальных выездных проверок страхователей, истребования у страхователей документов, получения от них объяснений, проверки данных учета и отчетности. Подробнее об этом - в статье.
Кому ждать проверку
Основной нормативный документ, который кадровик обязан изучить перед началом прихода проверяющих, - Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утв. Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 82.
Проверки проводятся в соответствии с квартальными планами, которые утверждаются руководителем отделения Фонда социального страхования: управляющим, заместителем управляющего, директором филиала, заместителем директора филиала.
Чтобы быть охваченными проверкой, нужно, чтобы предприятие отвечало хотя бы одному из критериев отбора "кандидатов" на проверку.
Критерии отбора страхователей для проверки следующие:
Наличие задолженности по уплате страховых взносов и других обязательных платежей в ФСС;
Значительные расходы, произведенные страхователем по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в проверяемом периоде;
Резкое изменение сумм выплат, начисленных в пользу работников, при стабильной численности;
Нерегулярность представления страхователем расчетной ведомости по средствам ФСС.
Срок проверки конкретного страхователя устанавливается руководителем отделения ФСС и определяется с учетом множества факторов: объема подлежащих проверке расходов страхователя; численности застрахованных лиц, работающих у страхователя; отдаленности страхователя; транспортных и иных условий.
В необходимых случаях руководителем отделения ФСС могут быть назначены внеплановые проверки страхователей.
Важно знать, что в рамках проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.
В случае если работодатель-страхователь по результатам камеральной проверки рекомендован для включения в план проведения документальных выездных проверок, проверке подлежат 3 календарных года, предшествующих году проведения проверки, и законченный отчетный период года, в котором проведена камеральная проверка.
Кого ждать
Проверка назначается и проводится на основании решения руководителя отделения ФСС.
Примерная форма
Фонда социального страхования
Российской Федерации
О ПРОВЕДЕНИИ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ СТРАХОВАТЕЛЯ
Подразделения),
"__" ___________ г. N ______
__________________
(должность руководителя отделения (филиала отделения) Фонда)
_________________________
___________________________________________________________________________
1. Провести проверку ______________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного
подразделения), Ф. И. О. физического лица)
Регистрационный номер страхователя ____________ Код подчиненности _________
ИНН _________________________________ КПП _________________________________
за период с __________ по _________________
2. В ходе проверки проверить начисление, уплату страхователем взносов
на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств.
(На основании Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах
обязательного социального страхования", Федерального закона от 24.07.1998 N
125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на
производстве и профессиональных заболеваний", Постановления Правительства
Российской Федерации от 02.03.2000 N 184 "Об утверждении Правил начисления,
учета и расходования средств на осуществление обязательного социального
страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний" и иных законодательных и нормативных правовых актов по
обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве
и профессиональных заболеваний)
3. Проверяющие: ___________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества, занимаемые должности
___________________________________________________________________________
уполномоченных на проведение проверки должностных лиц отделения
(филиала отделения) Фонда)
__________________________________________________
(руководитель отделения (филиала отделения) Фонда)
__________________________________________________
(наименование отделения (филиала отделения) Фонда)
___________________ ______________________________
(подпись) (Ф. И. О.)
Место печати
С решением о проведении проверки ознакомлен:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
(подпись) (Ф. И. О.) (дата)
В день начала проверки проверяющими предъявляется работодателю решение руководителя отделения ФСС РФ о проведении проверки. Не забудьте истребовать и служебное удостоверение!
Не удивляйтесь, если к вам пришла "двойная" проверка, так как проверка в отношении одного страхователя может проводиться одновременно по обязательному социальному страхованию и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Следует знать, что проверки проводятся как работниками контрольно-ревизионных отделов, так и иными работниками отделения, уполномоченными на проведение проверок решением руководителя (заместителя руководителя) отделения.
Как долго будет идти проверка
Выездная проверка не может продолжаться более одного месяца. Указанный срок может быть продлен до двух месяцев, а в исключительных случаях - до трех месяцев.
Срок проведения проверки исчисляется со дня предъявления страхователю решения о проведении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке.
Датой начала проверки является день предъявления руководителю проверяемой организации (обособленного подразделения) либо его представителю решения руководителя отделения ФСС о проведении проверки. Датой окончания проверки является день подписания справки лицами, проводившими проверку.
Если возникает необходимость продлить проверку, то основания и порядок продления срока проведения проверки устанавливаются руководителем отделения ФСС.
Руководитель или заместитель руководителя отделения вправе приостановить проведение проверки. Приостановление и возобновление проведения проверки оформляются соответствующим решением руководства ФСС.
В некоторых случаях проверяющие могут прийти еще раз.
Повторной проверкой страхователя признается проверка, проводимая независимо от времени проведения предыдущей проверки по тем же основаниям и за тот же период.
При проведении повторной проверки может быть проверен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении повторной проверки.
Ждать повторной проверки нужно в трех случаях:
а) когда отделение ФСС задумало проконтролировать деятельность филиала отделения ФСС, проводившего проверку;
б) в случае представления работодателем уточненной расчетной ведомости по средствам ФСС за текущий период, в которой указаны данные в меньшем (большем) размере, чем в ранее представленной расчетной ведомости;
в) когда работодатель стоит на пороге реорганизации или ликвидации.
Что будут проверять
В рамках проверки ФСС вправе проверять начисление, уплату страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходование этих средств, а также расходование средств ФСС на обязательное социальное страхование филиалами и представительствами страхователя. При проведении самостоятельной проверки филиалов и представительств страхователя срок проверки увеличивается не более чем на один месяц на проведение проверки каждого филиала и представительства.
Перед тем как отправиться с проверкой к работодателю проверяющие из ФСС собирают предварительную информацию о нем:
Основной вид экономической деятельности, класс профессионального риска, страховой тариф страхователя или его обособленного подразделения, его производств (подразделений), являющихся самостоятельными классификационными единицами, установленная скидка (надбавка) к страховому тарифу;
Отчетные данные по средствам ФСС, представленные страхователем за проверяемый период;
Выплаты в пользу работников, на которые начисляются страховые взносы, в том числе выплаты в пользу работающих инвалидов;
Сведения о расчетах со страхователем;
Данные о предоставленных страхователю отсрочках (рассрочках);
Номера и даты решений о признании случаев страховыми при оплате временной нетрудоспособности и дополнительных отпусков пострадавшим в результате несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; о финансировании предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний; о финансировании проведения дополнительных и углубленных медицинских осмотров работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами; о выделении путевок на санаторно-курортное лечение пострадавшим; о финансировании иных мероприятий за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Как проходит проверка
Проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начинается с ознакомления с учредительными документами организации, а также с организационно-распорядительными документами, определяющими систему оплаты труда и формы материального поощрения, а именно:
Положениями, инструкциями и решениями работодателя, регулирующими систему оплаты труда;
Штатным расписанием;
Постановлениями, приказами, распоряжениями, коллективным договором, иными решениями по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи или иных вознаграждений;
Договорами, по которым предусмотрена выплата заработной платы или иных вознаграждений, в том числе договорами гражданско-правового характера;
Другими документами, имеющими отношение к выплатам в пользу работников.
Проверка правильности начисления страховых взносов проводится сплошным методом, то есть проверяются все документы. А потому к проверке необходимо подготовить следующие документы:
Приказы о приеме на работу;
Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
Договоры гражданско-правового характера, по условиям которых на выплачиваемые вознаграждения начисляются страховые взносы (договор подряда, договор возмездного оказания услуг и др.);
Расчетные ведомости;
Платежные ведомости;
Лицевые счета;
Банковские и кассовые документы на предмет выплат в пользу работников (доход), не относящихся к фонду оплаты труда (материальная помощь; премии, не связанные с выполнением трудовых обязанностей; другие единовременные поощрения, включая стоимость подарков; средства на возмещение расходов работников по оплате жилья; надбавки к пенсиям, работающим на предприятии, из средств работодателя; расходы по оплате учреждениям здравоохранения услуг, оказываемых работникам за счет предприятия; оплата путевок работникам и членам их семей на экскурсии, путешествия за счет средств работодателя и др.).
Поскольку ряд работодателей-страхователей пользуются льготами по уплате страховых взносов, они обязаны подготовить к проверке документы, подтверждающие право на льготу:
Заверенные печатью организации и подписями ее руководителя и главного бухгалтера списки работающих инвалидов с указанием группы инвалидности, номера пенсионного удостоверения, номера и даты выдачи удостоверения, подтверждающего факт установления инвалидности, на каждого инвалида;
Сведения о величине выплат, начисленных в пользу работающих инвалидов;
Справки (копии справок) учреждений медико-социальной экспертизы, подтверждающие наличие инвалидности у работников-инвалидов;
Копии расчетно-платежных документов, подтверждающих суммы выплат в пользу работников, являющихся инвалидами I, II, III групп, организациями любых организационно-правовых форм;
Документы, подтверждающие наличие трудовых отношений организации с работниками-инвалидами.
Основаниями для назначения пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием являются:
Листок нетрудоспособности;
Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1 (Приложение N 1 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях");
Акт о случае профессионального заболевания (Приложение к Положению о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967).
Если проверяется правильность оплаты отпуска на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно в связи с предоставлением застрахованному путевки на санаторно-курортное лечение вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, то будет обращаться внимание на правильность сроков предоставления отпуска, исчисление оплаты отпусков (наличие документов, подтверждающих время нахождения в пути следования к месту лечения и обратно, - заявления, копий билетов и т. п.).
Напомните бухгалтеру, чтобы заранее были найдены копия приказа ФСС РФ о предоставлении пострадавшему путевки и копия приказа страхователя о предоставлении пострадавшему отпуска.
В случае непредставления страхователем в ходе проведения проверки запрашиваемых документов проверяющий вправе истребовать необходимые для проверки документы на основании требования о представлении документов.
Примерная форма
Место штампа отделения (филиала отделения)
Фонда социального страхования
Российской Федерации
ТРЕБОВАНИЕ
О ПРЕДСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ
___________________________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
На основании решения от ________ N ___ о проведении документальной выездной
проверки страхователя
Прошу представить к проверке следующие документы: _________________________
___________________________________________________________________________
(приводится перечень истребуемых документов)
___________________________________________________________________________
в срок до ___________ г.
Проверяющий _______________________________________________________________
(должность, Ф. И. О. лица, проводящего проверку)
_______________ ____________
(подпись) (дата)
Отметка о вручении:
_________________________________________________________
(руководитель организации (его представитель))
_________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
____________ ____________________________________________ _____________
(подпись) (Ф. И. О.) (дата)
Отметка о представлении документов ________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(варианты заполнения: документы представлены; документы не представлены;
приводится перечень непредставленных документов)
Документы, которые были истребованы в ходе проверки, должны быть представлены страхователем в 10-дневный срок в виде заверенных должным образом копий.
В случае если страхователь не имеет возможности представить истребуемые документы в течение 10 дней, в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, необходимо письменно уведомить проверяющих о невозможности представления в указанные сроки документов с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых страхователь может представить истребуемые документы.
В течение двух рабочих дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) отделения ФСС вправе на основании этого уведомления продлить сроки представления документов или отказать в продлении сроков, о чем выносится отдельное решение.
Как фиксируются итоги проверки
В последний день проведения проверки проверяющие обязаны составить справку о проведенной проверке, в которой называется предмет проверки и сроки ее проведения. Справка вручается руководителю проверяемой организации либо индивидуальному предпринимателю.
Примерная форма
О ПРОВЕДЕННОЙ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКЕ
"__" ___________ г. N ________
___________________________________________________________________________
(должности, Ф. И. О. лиц, проводивших проверку)
___________________________________________________________________________
(наименование отделения (филиала отделения) Фонда)
___________________________________________________________________________
с __________ по _____________ г. проведена документальная выездная проверка
___________________________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
___________________________________________________________________________
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
по вопросам начисления, уплаты страховых взносов на обязательное
социальное страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний и расходования этих средств.
Регистрационный номер страхователя __________ Код подчиненности ___________
Код ИФНС России ___________________________________________________________
ИНН __________________________________ КПП ________________________________
ОГРН ______________________________________________________________________
Юридический адрес: ________________________________________________________
Адрес постоянного места жительства индивидуального предпринимателя
(физического лица): _______________________________________________________
за период с __________________ по ___________________
Подписи должностных лиц отделения Подпись руководителя
Фонда (филиала отделения): (его представителя):
_________________________________ ________________________________________
(наименование отделения Фонда (наименование организации (обособленного
(филиала отделения)) подразделения), Ф. И. О. индивидуального
предпринимателя, физического лица)
____________ __________________ _____________ ________________________
Экземпляр справки на ________ листах получил:
___________________________________________________________________________
(Руководитель организации (его представитель))
_________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
___________________ _____________________________________ __________
(подпись) (Ф. И. О.) (дата)
По результатам проверки организации или ее обособленного подразделения, уплачивающего страховые взносы, составляется акт проверки страхователя.
А дальше по результатам рассмотрения материалов проверки руководитель отделения ФСС выносит письменное решение о привлечении страхователя к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний либо об отказе в привлечении к ответственности.
Решение о привлечении к ответственности выносится при выявлении нарушений в части неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а именно:
Нарушение установленного срока регистрации в качестве страхователя в отделении ФСС;
Нарушение установленного срока регистрации в качестве страхователя в отделении ФСС более чем на 90 дней;
Осуществление физическим лицом, заключившим трудовой договор с работником, деятельности без регистрации в качестве страхователя в отделении ФСС;
Неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения облагаемой базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления сумм страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия);
Нарушение установленного срока представления в отделение ФСС установленной отчетности или ее непредставление.
Ясно, что решение об отказе в привлечении к ответственности выносится при отсутствии нарушений в части неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей по указанному виду страхования.
В решении о привлечении к ответственности либо в решении об отказе в привлечении к ответственности указывается срок, в течение которого лицо, в отношении которого вынесено решение, вправе обжаловать указанное решение.
Решение о привлечении к ответственности или решение об отказе в привлечении к ответственности вступают в силу по истечении 10 рабочих дней со дня вручения лицу (его представителю), в отношении которого было вынесено соответствующее решение.
Копия решения вручается страхователю (его представителю) под расписку или иным способом, свидетельствующим о дате его получения страхователем (его представителем).
Как должен выглядеть акт
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на хранении в отделении ФСС РФ, другой передается руководителю проверяемой организации (или ее обособленного подразделения).
Проверьте: в акте не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями лиц (руководителя проверяющей группы), проводивших проверку и подписывающих акт.
Акт структурно состоит из трех частей: вводной, описательной и итоговой.
Примерная форма
АКТ N _____________ "н/с"
документальной выездной проверки страхователя
по обязательному социальному страхованию
от несчастных случаев на производстве
и профессиональных заболеваний
___________________________________________________________________________
(наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
_____________________________________________ ___________________
(наименование населенного пункта) (дата акта)
Юридический адрес: ____________________________________________________
Адрес постоянного места жительства физического лица: __________________
Регистрационный номер страхователя _________ Код подчиненности ________
Код ИФНС России _______________________________________________________
ИНН __________________________ КПП ____________________________________
ОГРН __________________________________________________________________
Расчетный (текущий) счет N ____________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование банка)
БИК ___________________________________________________________________
Проверяющие: __________________________________________________________
(Ф. И. О., занимаемые должности уполномоченных на проведение
___________________________________________________________________________
проверки должностных лиц, отделения (филиала отделения) Фонда)
на основании решения от ___________ N ____ проведена проверка по
вопросам начисления, уплаты страховых взносов на обязательное социальное
страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний и расходования этих средств за период с _________ по _________.
Проверка проведена в соответствии с Федеральным законом от 16.07.1999 N
165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования", Федеральным
законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от
несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний",
Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.03.2000 N 184 "Об
утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на
осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний" и иными законодательными и
нормативными правовыми актами по обязательному социальному страхованию от
несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Проверка начата _______________ г., окончена ____________ г.
Должностными лицами (руководитель, главный бухгалтер либо лица,
исполняющие их обязанности) организации в проверяемом периоде являлись:
_________________________________ - _________________,
_________________________________ - _________________.
(наименование должности) (Ф. И. О.)
Установленная дата выплаты заработной платы ___________________________
Комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию __________________
(имеется,
не имеется)
Предыдущая проверка проводилась с ________________ по ________________,
акт от ________________ N ________________________________________________.
Выявленные предыдущей проверкой недостатки и нарушения устранены (не
устранены) (в случае неустранения нарушений указывается их существо).
Расчетная ведомость по средствам Фонда представлена за периоды ________
_______________________________________________________________.
1. Настоящая проверка проведена _______________________________________
(метод проведения проверки: сплошной,
выборочный, с указанием на то, какие
вопросы проверены сплошным, какие
выборочным методом)
В ходе проверки проверены: ____________________________________________
___________________________________________________________________________
(приводится перечень проверенных первичных документов,
финансово-бухгалтерских и организационно-распорядительных документов, а
также договоров гражданско-правового характера, на основании которых
производились выплаты в пользу работников, на которые начисляются взносы на
обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний)
К проверке не представлены: ___________________________________________
(приводится перечень непредставленных
документов)
2. Проведена проверка:
2.1. Начисления страховых взносов по установленному законодательством
тарифу с учетом установленной отделением Фонда скидки (надбавки).
2.2. Расходов, произведенных страхователем в счет страховых взносов на
обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний.
2.3. Настоящей проверкой установлено следующее:
___________________________________________________________________________
(приводятся документально подтвержденные факты нарушений порядка
___________________________________________________________________________
начисления, уплаты и расходования средств Фонда с обязательными ссылками на
нормативные правовые акты или указание на отсутствие таких фактов)
3. Всего по результатам настоящей проверки установлено:
3.1. Недоимка в сумме ___________ рублей, в том числе:
а) неуплаченные страховые взносы в сумме ___________ рублей, из них в
результате занижения облагаемой базы для начисления страховых взносов в Фонд
в сумме ____________ рублей;
б) расходы, не принятые к зачету в счет страховых взносов в Фонд в
сумме ___________ рублей.
3.2. Излишне начисленные страховые взносы в Фонд в сумме ______ рублей.
4. По результатам настоящей проверки предлагается:
4.1. Уплатить ________________________________________________________:
(наименование организации, Ф. И. О. физического лица)
недоимку по страховым взносам в сумме _______________ рублей;
пени на недоимку по страховым взносам в сумме _______ рублей.
Сумма недоимки по страховым взносам и пеней определяется помесячно с
учетом излишне перечисленных страхователем страховых взносов, а также
задолженности отделения (филиала отделения) Фонда.
4.2. Отразить в бухгалтерском учете и расчетной ведомости по средствам
Фонда недоимку по страховым взносам, в том числе доначисленные страховые
взносы и не принятые к зачету расходы.
4.3. Привлечь _________________________________________________________
(полное наименование организации (обособленного
подразделения), Ф. И. О. индивидуального предпринимателя,
физического лица)
к ответственности за нарушение порядка уплаты страховых взносов:
4.4. Перечислить в добровольном порядке:
Недоимку в сумме _______ руб. _______ коп. (КБК ___________________);
Пени в сумме ___________ руб. _______ коп. (КБК ___________________)
(наименование банка)
БИК ____________________;
Штрафные санкции в сумме _______ руб. _______ коп. (КБК ___________)
на расчетный (текущий) счет N __________________ __________________________
(наименование банка)
БИК ____________________.
4.5. Устранить ________________________________________________________
(приводятся предложения проверяющих по устранению
___________________________________________________________________________
выявленных нарушений)
В случае несогласия с фактами, изложенными в настоящем акте проверки, а
также с выводами и предложениями проверяющего Вы вправе представить в
течение 15 рабочих дней со дня получения настоящего акта в
___________________________________________________________________________
(наименование отделения (филиала отделения) Фонда)
письменные возражения по указанному акту в целом или по его отдельным
положениям. При этом Вы вправе приложить к письменным возражениям или в
согласованный срок передать документы (их заверенные копии), подтверждающие
обоснованность своих возражений.
В случае неуплаты в добровольном порядке недоимки, пеней и штрафов
региональным отделением Фонда будет принято решение о привлечении
страхователя к ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение
обязанностей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний.
Подписи лиц, проводивших проверку: Подпись руководителя (его
представителя):
______________________________________ __________________________________
(наименование отделения (филиала (наименование организации, Ф. И. О.
отделения) Фонда) индивидуального предпринимателя,
физического лица)
_______________ ____________________ ___________ ____________________
(подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)
Экземпляр акта с _________________ приложениями на __ листах получил:
(количество
приложений)
Руководитель (его представитель):
___________________________________________________________________________
(должность, наименование организации (обособленного подразделения),
Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, физического лица)
_________________ _________________________ ______________
(подпись) (Ф. И. О.) Дата
Страхователь вправе участвовать в процессе рассмотрения материалов
указанной проверки лично или через своего представителя. В этом случае
необходимо подтвердить полномочия представителя, предъявив доверенность.
Неявка лица, в отношении которого проводилась проверка, не является
препятствием для рассмотрения материалов проверки.
Управляющий (заместитель) отделением: ____________________
Вводная часть акта (общие положения) представляет собой общие сведения о проводимой проверке, страхователе и должна содержать:
Номер, который присваивается акту при его регистрации в ФСС;
Наименование места проведения проверки (указывается населенный пункт, на территории которого она проводилась);
Дату подписания акта лицами, проводившими проверку;
Полное и сокращенное наименование проверяемой организации (обособленного подразделения) согласно учредительным документам;
Регистрационный номер и код подчиненности страхователя;
Код ИФНС России, в которой состоит на учете организация (обособленное подразделение);
ИНН/КПП организации (обособленного подразделения);
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
Код основного вида экономической деятельности;
Размер страхового тарифа в соответствии с классом профессионального риска (указывается на каждый проверяемый год);
Установленную скидку (надбавку) к страховому тарифу;
Банковские реквизиты (расчетный счет, наименование банка, БИК);
Фамилии, имена, отчества лиц, проводивших проверку, с указанием должности и наименования отделения ФСС, который они представляют;
Дату и номер решения руководителя отделения ФСС о проведении проверки;
Указание на цель проверки: проверка правильности начисления, уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходования этих средств;
Период, за который проведена проверка;
Фамилии, имена и отчества должностных лиц проверяемой организации (обособленного подразделения) - руководителя, главного бухгалтера либо лиц, исполняющих их обязанности в проверяемом периоде на основании приказа.
Акт должен быть составлен в ходе проверки либо не позднее двух месяцев после составления справки о проведенной проверке.
Обратите внимание: если в течение проверяемого периода происходили изменения в составе вышеназванных лиц, перечень этих лиц приводится одновременно с указанием периода, в течение которого эти лица занимали соответствующие должности согласно приказам, распоряжениям, протоколам собраний учредителей или другим документам о назначении и увольнении их с занимаемой должности;
Установленную дату выплаты заработной платы;
Сведения о наличии комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию;
Сведения о представлении расчетной ведомости по средствам ФСС за проверяемый период;
Сведения о методе проведения проверки по степени охвата ею первичных документов (сплошной, выборочный) с указанием на то, какие вопросы проверены сплошным, а какие - выборочным методом;
Перечень проверенных документов;
Перечень непредставленных страхователем документов (в случае неполного представления страхователем необходимых для проверки документов по запросу ФСС);
Иные сведения.
Описательная часть акта проверки содержит изложение документально подтвержденных фактов выявленных нарушений в начислении, уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и расходовании этих средств либо указание на отсутствие таковых.
По каждому отраженному в акте проверки факту нарушения должны быть четко изложены:
Период (месяц, год), к которому данное нарушение относится;
Оценка количественного и суммового расхождения между данными, отраженными страхователем в расчетной ведомости по средствам ФСС, и фактическими данными, выявленными при проверке первичных бухгалтерских и иных документов, а также записей в регистрах бухгалтерского учета;
Ссылки на первичные бухгалтерские документы (с указанием в случае необходимости бухгалтерских проводок по счетам и порядка отражения соответствующих операций в регистрах бухгалтерского учета) и иные доказательства, подтверждающие факт нарушения.
Соответствующие расчеты должны быть включены в акт или в приложения к нему. Однородные нарушения могут быть сгруппированы в таблицы, которые в зависимости от объема представленной в них информации включаются в текст акта либо приводятся в приложениях. При наличии приложений в описательной части акта делаются ссылки на прилагаемые материалы с указанием на то, что они являются неотъемлемой частью акта.
Обратите внимание: акт не должен содержать субъективных предположений проверяющих, не основанных на достаточных доказательствах.
Итоговая часть акта (заключение) должна содержать следующие данные (в случае их установления в ходе проверки):
Сведения о соответствии установленного класса профессионального риска основному виду экономической деятельности;
Сведения о выявленной в результате проверки недоимке по страховым взносам (из них в результате занижения страхователем облагаемой базы для начисления страховых взносов в ФСС);
Излишне понесенные расходы на обеспечение по страхованию вследствие недостоверности указанных страхователем сведений;
Расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием, произведенные страхователем с нарушением требований законодательных или иных нормативных правовых актов либо не подтвержденные документами в установленном порядке;
Расходы на финансирование предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, на финансирование проведения углубленных медицинских осмотров работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, произведенные при отсутствии решения отделения ФСС или в нарушение такого решения, а также не подтвержденные документами о целевом использовании средств в соответствии с данными регистров бухгалтерского учета;
Сведения о суммах страховых взносов, излишне уплаченных страхователем;
Сведения о доначисленных страховых взносах;
Факты задержки страховых выплат в установленные сроки;
Расчет пеней, начисленных на недоимку по страховым взносам (помесячный), с учетом произведенных страхователем расходов в счет средств ФСС, излишне уплаченных страхователем взносов и задолженности отделения ФСС страхователю;
Факты выявленных проверкой нарушений порядка уплаты страховых взносов, за совершение которых к страхователям должны быть применены штрафные санкции.
К акту проверки прилагаются:
Копия решения руководителя отделения ФСС о проведении проверки;
Приложения к акту (за исключением случаев, когда все сведения и расчеты приведены в тексте акта).
Приложения должны быть подписаны проверяющими, а также руководителем проверяемой организации (обособленного подразделения).
При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица организации делают об этом оговорку перед своей подписью и представляют письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.
При отказе руководителя проверяемой организации от подписания акта проверяющим на последней странице акта производится запись "От подписи акта отказался", заверенная подписью указанного лица.
Подписанный акт вручается руководителю организации (или руководителю обособленного подразделения), о чем на последней странице экземпляра акта, остающегося на хранении в отделении ФСС, делается запись "Экземпляр акта с приложениями на __ листах получил" за подписью руководителя организации (обособленного подразделения), получившего акт, с указанием его фамилии и инициалов, а также даты вручения акта.
Если руководитель организации уклоняется от получения акта (например, не приходит в отделение ФСС или отказывается подписать уведомление о вручении у почтальона), на последней странице акта делается запись "От получения настоящего акта уклонился", заверенная подписью проверяющего с указанием соответствующей даты. В этом случае акт направляется страхователю по почте заказным письмом или передается иным способом, свидетельствующим о дате его получения. К экземпляру акта, остающемуся на хранении в ФСС, прилагаются документы, подтверждающие факт почтового отправления или иного способа передачи акта страхователю (его представителю). При направлении акта по почте заказным письмом датой его вручения считается шестой день начиная с даты его отправки.
Как оспорить акт проверки
Страхователь вправе в случае несогласия с фактами, изложенными в акте, а также с выводами и предложениями проверяющих в течение 15 рабочих дней со дня получения акта представить в соответствующее отделение ФСС письменное объяснение мотивов отказа подписать акт или возражения по акту в целом или по его отдельным положениям. При этом страхователь вправе приложить к письменному объяснению (возражению) или в вышеуказанный срок передать в ФСС документы или их заверенные копии, подтверждающие обоснованность возражений или мотивы неподписания акта.
В течение 10 дней по истечении срока на обжалование акта проверки руководитель (заместитель руководителя) отделения ФСС выносит решение по результатам рассмотрения акта и других материалов проверки.
Материалы проверки рассматриваются в присутствии должностных лиц организации. О времени и месте рассмотрения материалов проверки ФСС надлежащим образом извещает страхователя заблаговременно. В то же время неявка страхователя, извещенного надлежащим образом о времени и месте рассмотрения материалов проверки, не является препятствием для рассмотрения материалов проверки, за исключением тех случаев, когда участие этого страхователя будет признано руководителем (заместителем руководителя) отделения ФСС обязательным для рассмотрения этих материалов.
В случае неявки должностных лиц материалы проверки и представленные страхователем возражения, объяснения, другие документы рассматриваются в их отсутствие. По результатам рассмотрения материалов проверки составляется протокол.
Отметим, что возражения на акт проверки - это именно право работодателя, никто не вменяет ему в обязанность подавать возражение, даже если он не согласен с выводами инспекторов. Неиспользование работодателем своего права на представление в ФСС возражений по акту проверки не лишает его права обратиться в суд за защитой своих законных прав и интересов и не свидетельствует о его согласии с начислениями по акту.
Оговаривая правомерность представления возражений по акту проверки, законодательство не устанавливает шаблона, которым мог бы воспользоваться работодатель, кроме упоминаний о том, что такая бумага должна иметь письменную форму. Работодатель может выразить несогласие с фактами, изложенными в акте проверки, а также с выводами и предложениями проверяющих. В качестве доводов необходимо будет приводить прежде всего нормы законодательства, четко и ясно указывая, по каким основаниям вы не согласны с замечаниями ревизоров.
Примерный образец
В филиал N ____ ГУ Московское
региональное отделение ФСС РФ
от__________________________,
(наименование организации)
рег. N _____________________,
ИНН ________________________,
адрес: ______________________
ВОЗРАЖЕНИЯ
на акт проверки страхователя по обязательному
социальному страхованию от несчастных случаев
на производстве и профессиональных заболеваний
г. Москва дата _______
"___" ____________ ____ г. главным специалистом ________________ (Ф. И. О.) был составлен акт N ____ установления факта нарушения законодательства об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Согласно акту выявлено неполное представление сведений, необходимых для осуществления учета в системе обязательного социального страхования, за III квартал 2012 г.
Согласно акту с нашей организации предложено взыскать штраф за указанное нарушение в размере 20% от сумм, причитающихся за отчетный период страховых взносов в ФСС (___________ рублей).
Указанный акт получен нашей организацией "___" __________ 2012 г.
Однако вопреки установленным законам правилам подведения итогов проверки врученный генеральному директору акт не содержал всех необходимых приложений, которые позволили бы нашей организации определить, в чем состояло неполное представление сведений, необходимых для осуществления учета в системе обязательного социального страхования, за III квартал 2012 г.
В связи с изложенным выше прошу оформить акт по результатам проверки надлежащим образом и представить нам недостающие приложения.
Руководитель _______________
(подпись)
В вводной части документа целесообразно указать:
Наименование организации, индивидуального предпринимателя (полностью Ф. И. О.);
Адрес места нахождения;
Наименование инспекции, куда представляются возражения;
Фамилию, инициалы и должность инспектора, проводившего проверку;
Даты начала и окончания проверки;
Дату представления возражений.
В основной части указываются выводы контролеров, с которыми вы не согласны. Дополнительно вполне можно указать положения акта проверки, с которыми вы согласны, особенно если эти положения в чем-то подтверждают вашу позицию.
Обязательно укажите, на какой именно акт проверки составляется возражение, указав дату и номер этого документа. Формулировка при этом может быть следующей:
"В период с ____ по _____ территориальным подразделением... Фонда социального страхования была проведена выездная проверка, по результатам которой составлен акт N ___ от ____________".
Далее имеет смысл указать, против чего именно возражает работодатель, ведь это может оказаться не вывод проверяющих в целом, а лишь часть из претензий ФСС. Для более ясного понимания, с чем именно не согласен проверяемый, можно даже привести формулировки из акта проверки. Написать при этом можно следующую фразу:
"При ознакомлении с актом проверки работодателем был установлен ряд выводов, не соответствующих фактам хозяйственной деятельности за проверяемый период. В частности:...".
И только после этого можно приступать к перечислению норм и изложению позиции относительно верной трактовки происходящего.
Решая вопрос о подаче возражений, следует оценить информацию, указанную в акте. Если выявленные ошибки надуманы или основаны на каком-либо ошибочном толковании норм, подавать возражения, конечно, нужно. Если ошибки, выявленные проверкой, по существу справедливы и весомых аргументов против выводов инспекторов у вас нет, тогда стоит поискать процедурные нарушения, допущенные контролерами при проведении проверки и составлении акта (сроки проведения проверки, направление требований о представлении документов и др.).
Доказательства представляйте в виде подборок копий первичных или других документов по спорным моментам. Все ссылки на нормативно-правовые акты указывайте в скобках после доводов. Уместно сослаться и на судебную практику. Здесь тоже есть некоторые правила. Если важные для вас выводы есть в актах высших судов (Конституционного, Высшего Арбитражного или Верховного), то их, конечно, указывайте в первую очередь. Если нет - выберите те постановления федеральных арбитражных судов, которые по обстоятельствам максимально сходны с вашей ситуацией.
Библиографический список
1. Возмещение из ФСС. Когда могут потребовать лишние документы // Главная книга. 2012. N 8.
2. Мингазова Э. И. Обобщение судебной практики рассмотрения дел с участием Фонда социального страхования за 2007 - 2010 годы // Арбитражные споры. 2010. N 4.
Контроль за отчислениями предприятий страховых взносов в ФСС и осуществлением расходов производится региональными отделениями Фонда. Оперативным мероприятием контроля является камеральная проверка, проверяемый период которой составляет 3 месяца. Срок проведения процедуры исчисляется от даты представления налогоплательщиком расчета о начисленных и уплаченных взносах. В статье рассмотрим как проходит камеральная проверка ФСС, ее сроки и необходимые документы.
Основные моменты проведения камеральной проверки
Процедура проведения камерального мероприятия контроля имеет особенности:
- Основанием для начала проверки служит расчет, представленный налогоплательщиком.
- Для открытия проверки не требуется издание специального решения руководителя. Основанием для начала процедуры служит подача организацией или ИП отчетности – квартального расчета взносов. Мероприятия контроля охватывают предприятия, имеющие предпосылки к проверке.
- Проверка производится ревизорами Фонда в отделении ФСС без уведомления налогоплательщика. При отсутствии ошибок или необходимости подтверждения расходов предприятие не знакомят с процедурой и результатом.
- Проверяющий компанию ревизор учреждения имеет право запросить первичные документы для подтверждения отчислений или расходов.
Право, предоставляемое законодательством фонду для проведения контроля, установлено в ст. 37 Федерального Закона № 212-ФЗ от 24.07. 2009г. Камеральные проверки ФСС проводятся по аналогии с проверками ИФНС, порядок проведения которых установлен ст. 34 указанного ФЗ. Процедуры камерального контроля учреждений ФСС и ИФНС имеют совпадения по документообороту, срокам, основаниям проверки и оформлению результатов. Читайте так же статью: → , →
Предпосылки для проведения проверки
Налогоплательщики, регулярно представляющие отчетность, своевременно уплачивающие взносы и производящие умеренные расходы, редко подвергаются проверке ФСС. Под проверку попадают компании в случаях:
- Наличия значительного числа ошибок в отчетности и нарушений, противоречащих законодательству.
- Представления отчетности с пропуском сроков.
- Систематического превышения показателей расходов над начисленными взносами.
- Регулярного получения существенных сумм из бюджета для покрытия расходов, направляемых на социальные нужды.Возмещение производится при недостаточности собственных средств для покрытия расходов социального страхования.
Безусловным основанием для проведения камеральной проверки является подача налогоплательщиком расчета с заявлением на возмещение расходов.
Документы, проверяемые в ходе ревизии
Камеральная проверка преследует цель выявления соответствия учетных данных фактическим, законодательным нормам и подтверждения целевого расходования средств. Если в процессе проверки выявляются ошибки или данные, требующие подтверждения, предприятию предоставляется 5 дней на подготовку и подачу оправдательных документов. Инспектор ФСС имеет право затребовать документы, касающиеся начисленных, уплаченных взносов и произведенных расходов периода.
| Проверяемые документы | Показатели, подвергаемые контролю |
| Договоры о трудоустройстве | Датыприема на работу |
| Расчетные ведомости учета заработной платы | Начисленные суммы в соответствии с отчетностью |
| Лицевые счета работников | Суммы вознаграждений конкретного работника |
| Табели учета трудового времени | Наличие сведений о работнике при проверке нахождения лица в отпуске, по болезни, использовании выходного дня |
| Справки-расчеты | Верность расчета |
| Заявления работников | Дата, соответствие назначению |
| Приказы на отпуск, предоставление дополнительного выходного дня | Соответствие дат |
| Расходные кассовые ордера (РКО) или платежное поручение с выпиской при оплате безналичным расчетом | Факт осуществления выплаты |
| Свидетельство о рождении ребенка | Подтверждение даты рождения |
| Листки нетрудоспособности | Назначение, даты, период, суммы расчета |
| Справка с места работы супруга | Проверка отсутствия двойных выплат |
При проверке документов ревизором могут быть запрошены общие сведения о предприятии и деятельности. При выявлении ошибочных данных ответственные лица представляют объяснительные по поводу фактов допущенных нарушений.
Назначения выплат, проверяемые Фондом
В процессе контроля расходов ревизоры ФСС проверяют целевые затраты работодателя, направляемые на оплату:
- Пособий, выплачиваемых при наступлении временной нетрудоспособности, включая выплаты по беременности и родам.
- Единовременных выплат при рождении ребенка.
- Пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет.
- Пособий на погребение.
- Оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом.
- Путевок в оздоровительные учреждения.
- Расходов по травматизму и профессиональным заболеваниям.
Каждое направление расходов имеет свой перечень оправдательных документов, используемых при проверке инспектором. О наличии подтверждающих выплаты документов работодатель и сотрудники бухгалтерии должны позаботиться до произведения расчетов.
При подаче в Фонд пакета бумаг для подтверждения целевого назначения расходов перечень документов уточняется у ревизора.
Рассмотрим пример №1 перечня документов при выплате единовременного пособия при рождении ребенка. Работник предприятия ООО «Восток» Ковалева В.М. обратилась к работодателю за выплатой пособия при рождении ребенка. В бухгалтерию организации Ковалева В.М предоставила: заявление с просьбой о выплате пособия, копию свидетельства о рождении ребенка, оригинал справки из органов ЗАГСа о регистрации ребенка, оригинал справки, выданной работодателем супруга об отсутствии выплат.
По итогам квартала ООО «Восток» произвело возмещение расходов из бюджета и предоставило документы для проверки. Камеральная проверка ТО ФСС определила полноту документов для произведения выплаты.
Проверка выплат по листкам нетрудоспособности. Пример
Преимущественные суммы затрат направляются работодателями на выплаты по листкам нетрудоспособности. Работник получает на время отсутствия средний заработок, рассчитанный на основании предшествующих случаю 2-х лет. При проверке соответствия требованиям расчетов ревизором Фонда определяется полнота сведений.
Показатели к проверке | Детализация |
| Реквизиты листка | Наличие штампа, печати, подписей ответственных лиц медицинского учреждения. |
| Корректность заполнения | Отсутствие исправлений, полнота сведений |
| Данные лица и работодателя | Наличие и соответствие данных документам |
| Период действия документа | Даты начала, окончания и продления |
| Стаж работника | Общий суммарный период работы, рассчитываемый по трудовой книжке |
| Расчетные данные выплаты | Точность определения среднедневного заработка и суммы к выплате |
| Применение коэффициентов | Наличие понижающих (при работе с оформлением на половину ставки) и повышающих (при работе в местах Крайнего Севера) коэффициентов |
Контроль ревизора направлен на подтверждение:
- Полноты реквизитов листка нетрудоспособности.
- Соответствия всех документов по датам – табеля учета рабочего времени, дат листка.
- Верности определения среднего заработка и стажа работника.
- Точности промежуточных данных расчета и итоговой суммы.
При определении длительности стажа, используемого для выплат по листкам нетрудоспособности, учитывается общий стаж. Рассмотрим один из распространенных случаев ошибок, допускаемых при расчете.
Предприятие ПО «Искра» выплатило пособие по нетрудоспособности работнику М., имеющего общий стаж менее 6 месяцев. На момент наступления болезни (открытия листка) стаж работника составил 5 месяцев 20 дней. На дату закрытия листка стаж составил 6 месяцев 3 дня. Бухгалтерский работник ПО «Искра» определила стаж на момент расчета, что противоречило дате наступления страхового случая. Выплата была произведена из расчета среднего заработка.
При проведении камеральной проверки ТО ФСС ревизор выявил расхождение данных, что привело к до начислению налога. Выплата работнику М. должна быть произведена из расчета размера МРОТ.
Порядок представления документов, запрашиваемых в ходе проверки
Документы, подаваемые в ФСС, представляются в виде дубликатов, заверенных установленным образом. Инспектор имеет право затребовать для сличения подлинники форм, представленных дубликатами. Нотариально заверенные документы для проверки в ФСС не представляются.
Порядок удостоверения документов зависит от организационной формы предприятия.
Работодатель должен заверить каждый документ, представляемый на проверку. Состав документов указывается в сопроводительном письме, содержащем номер и дату согласно журнала регистрации исходящих документов. Письмо заверяется подписью ответственного лица (руководителя, главбуха, ИП) и оттиском печати при ее использовании предприятием.Допускается представление документов в электронном виде, направляемых по каналам связи.
Составление акта камеральной проверки
При отсутствии у налогоплательщика документов, подтверждающих обоснованность расходов или выявлении не устраняемых ошибок начисления, а также при игнорировании запросов ФСС составляется акт проверки.На оформление акта отводится 10 дней, исчисляемый от даты окончания проверки.
Акт проверки не составляется, если нарушений законодательных норм в расчетах налогоплательщика не выявлено.
Ознакомление с актом руководителя проверяемого предприятия и подпись производятся в течение 5 дней. При отсутствии связи с предприятием или отказе в получении акт по истечении срока пересылается по почте. Датой вручения признается 6-й день после отправки (или 11-й день от даты издания). Возражения по факту проверки представляются в течение 15 дней, исчисляемых от даты получения акта.
Возражения по акту проверки
Налогоплательщик имеет право опротестовать данные акта камеральной проверки. Возражения, поданные в письменном виде по материалам проверки, направляются на имя начальника территориального отделения Фонда. Период рассмотрения начальником ТО ФСС возражений составляет 10 дней, рассчитываемый от даты подачи возражений (регистрации документа в ФСС). На основании представленных доказательств принимается решение об отказе в претензиях Фонда или привлечения к ответственности. Опротестовать решение можно только в порядке судебного делопроизводства.
Рассмотрим ответы на наиболее актуальные вопросы налогоплательщиков
Вопрос № 1. Сколько лет необходимо хранить документы, подтверждающие выплаты из ФСС?
Проверке подлежат расходы, направляемые на социальные страховые выплаты, произведенные в течение 3-х лет. При расчете ряда выплат используются суммы, полученные работником за предшествующие случаю 2 года, что нужно учитывать при сдаче документов в архив. Все документы, связанные с выплатами работников, хранятся в течение 6 лет согласно ст. 28 Закона № 212-ФЗ. В случае проведения камеральной проверки проверкой охватываются только документы, подтверждающие расходы по расчету.
Вопрос № 2. Может ли отделение ФСС затребовать документы, касающиеся предыдущего периода в рамках камеральной проверки?
Основанием для проведения камерального контроля служит расчет, представленный налогоплательщиком. Запрашивать документы, подтверждающие расходы предыдущих периодов, Фонд может только в рамках выездной проверки.
Вопрос № 3. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников о величине заработной платы в рамках камеральной проверки?
Опросы свидетелей на предмет выявления величины вознаграждений работников не разрешены законодательством.
Вопрос № 4. Какой срок отводится предприятию на оплату сумм, указанных в требовании по решению камеральной проверки.
На погашение долга перед ФСС в виде недоимки, пени или штрафа налогоплательщику предоставляется 10 дней от даты получения требования.
Камеральная проверка ФСС проводится территориальным органом Фонда социального страхования на основании отчетности, подаваемой проверяемым юридическим лицом или ИП. Такой вид проверки осуществляется без выезда к проверяемому страхователю.
Основания для проведения камеральной проверки
Основаниями для проведения камеральной проверки ФСС является факт сдачи отчетности и/или промежуточной расчетной ведомости. Проверка проводится в течение 2 месяцев после сдачи отчета страхователя, а при выделении средств Фонда — на протяжении 10 дней с даты подачи документации (п. 6 Методических указаний по проведению камеральных проверок, утвержденных постановлением ФСС от 21.05.2008 № 110).
В соответствии с п. 2 ст. 34 федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ) камеральная проверка может быть проведена в течение 3 месяцев с момента сдачи расчета по уплаченным и начисленным страховым взносам.
В связи с тем, что в различных нормативных документах указаны разные сроки, следует отталкиваться от законодательно установленного срока в 3 месяца, поскольку федеральный закон имеет большую юридическую силу, чем подзаконный нормативный акт, т.е. постановление ФСС.
Под отчетностью понимаются отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Также ФСС осуществляет камеральную проверку:
- документов, которые подаются вместе с обращением на выделение средств Фонда;
- промежуточной расчетной ведомости и подтверждающих целевые расходы средств Фонда документов для льготников.
Отличием камеральной проверки от выездной является то, что проверяющие из территориального отделения ФСС не выезжают к работодателю, а осуществляют проверку на своем рабочем месте, т.е. по адресу регионального отделения Фонда. Проверка проводится в соответствии со ст. 34 Закона № 212-ФЗ.
Основой для проведения камеральной проверки служат сдаваемые юридическими и физическими лицами-предпринимателями расчеты по уплате и начислению страховых взносов, а также документы, которые имеются у проверяющих в отношении данного страхователя.
Что проверяют во время проведения камеральной проверки?
Камеральная проверка ФСС проводится в таком же порядке, как и налоговая (по аналогии можно применять ст. 88 Налогового кодекса). Специального решения начальства Фонда на проведение проверки не требуется, а основанием для ее начала является факт обнаружения несоответствия в данных.
О порядке проведения налоговой камеральной проверки вы сможете прочитать в нашей статье «Камеральная налоговая проверка по НДС: сроки и изменения в 2015 году» .
Проверяющих из ФСС обязательно заинтересует целевое расходование средств, предназначенных для выплат социальных страховок. Так, сличаются даты в табеле и в листке нетрудоспособности, анализируется порядок расчета страхового стажа при выплате больничных, сверяются подписи на документах. Такая более тщательная проверка, в том числе и проверка правильности заполнения листка нетрудоспособности, проводится при запрашивании пояснений тех или иных цифр, отображенных в отчете.
Оформление результатов проверки
Если при проведении камеральной проверки ошибок не выявлено, то работодатель-страхователь может и не узнать, что она проводилась. Если же в расчете страховых взносов (уплаченных и начисленных) были обнаружены ошибки или противоречивые/несоответствующие действительности сведения, то об этом факте сообщается страхователю.
Также одновременно запрашиваются пояснения выявленных при проведении камеральной проверки расхождений (ошибок или неточностей). Проверяемому страхователю дается 5 дней для предоставления пояснений либо внесения исправлений в отчетность. Страхователь вместе с пояснениями может предоставить проверяющим выписки из бухгалтерских регистров или иные документы, которые бы подтверждали достоверность предоставленных сведений.
Если в результате рассмотрения пояснений и иных документов, поданных работодателем, не будет подтверждена достоверность данных из предоставленного расчета либо если проверяемое лицо проигнорирует просьбу о передаче уточнений и пояснений, тогда инспектор, осуществляющий проверку, устанавливает, что имеет место правонарушение. В этом случае оформляется акт проверки.
Акт проверки оформляется по установленной форме, утвержденной приказом ФСС от 09.03.2010 № 37.
Порядок составления акта указан в ст. 38 Закона № 212-ФЗ. Акт составляется в 10-дневный срок после того, как истечет срок для проведения камеральной проверки.
На подписание акта проверки отводится 5 дней, а в случае пересылки почтой он считается врученным на 6-й день после отправки. Если страхователь, в отношении которого проводилась камеральная проверка, не согласен с отраженными в акте сведениями и сделанными выводами, то он сможет в 15-дневный срок после получения акта на руки направить в ФСС письменные возражения по указанному акту. К возражениям стоит также добавить подтверждающие правоту страхователя документы.
Итоги
Камеральная проверка страхователя проводится инспекторами территориального отделения ФСС на основании предоставленной им отчетности и иных документов, которыми располагают служащие Фонда. Проверка проводится без выезда к работодателю на протяжении 3 месяцев с даты сдачи им отчетности.
Если ошибок при проведении камеральной проверки не обнаружено, то страхователю не сообщается о том, что проводилась проверка. Если же найдены ошибки/неточности/недостоверность данных, то страхователя просят дать пояснения по выявленным фактам.
Если после предоставления пояснений сведения о допущенной ошибке подтверждаются либо если страхователь проигнорировал просьбу о предоставлении пояснений, проверяющими из ФСС в 10-дневный срок составляется акт. На подписание акта отводится 5 дней. Если страхователь не соглашается с изложенными в акте выводами/сведениями, то в 15-дневный срок с даты его получения он сможет направить в ФСС свои возражения.
Пенсионный фонд и Фонд соцстраха для контроля за начислением и уплатой страховых взносов проводят камеральные и выездные проверки страхователей (ст. 33 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Камеральным проверкам подвергаются все отчеты, сданные в фонды. Они не требуют присутствия плательщика взносов, их цель – проверить, правильно ли составлена отчетность и произведена уплата. Срок проведения «камералок» – 3 месяца со дня отправки отчета. Выездные проверки - более сложная процедура, требующая тщательной подготовки.
Как узнать заранее, предстоит ли вам выездная проверка ПФР и ФСС, что проверяют инспекторы, какие документы они могут затребовать – обо всем этом пойдет речь далее.
Что проверяют на выездных проверках ФСС и ПФР
Выездные проверки, проводимые ПФР и ФСС, могут быть плановыми и внеплановыми. Согласно письма Минздравсоцразвития РФ от 22.02.2011 № 19-5/10/2-1748, плановые выездные проверки органы ПФР и ФСС могут проводить только совместно. По отдельности фонды могут проверять страхователей только внепланово, количество таких проверок не ограничивается, а поводом для них могут стать:
- реорганизация или ликвидация предприятия,
- обращение страхователя в ФСС за выделением средств,
- поступление от сотрудников жалоб на неправильный расчет пособия.
Что касается плановых выездных проверок ПФР и ФСС 2016, план их проведения на год составляется заранее и утверждается до 25 декабря.
Выездная проверка проходит на территории страхователя – плательщика взносов. Не допускать проверяющих на свою территорию нельзя, иначе страхователю грозит штраф.
Решений о проведении совместной проверки должно быть два: от органа ПФР по форме № 8-ПФР, и от органа ФСС по форме № 9-ФСС РФ.
Периодичность проверки – раз в 3 года, за исключением проверок, связанных с реорганизацией и ликвидацией, а период, который может быть проверен – не более 3 лет, предшествующих году проведения проверки.
Срок проверки – 2 месяца, но при наличии оснований, перечисленных в ч. 11.1 ст. 35 Закона 212-ФЗ, она может быть продлена на срок не более 6 месяцев.
Что будут проверять инспекторы? Только правильность исчисления и своевременность уплаты страховых взносов (ч.6 ст. 35 Закона № 212-ФЗ), кроме этого проверяющие ничего рассматривать не должны. Будут сверяться данные первичных документов с данными, указанными в отчетах, проверяться правильность расчетов страховых взносов и соблюдение законодательства.
Если грядет проверка ПФР, совместно с проверкой ФСС: какие документы готовить? В 2016 году действует распоряжение ПФР от 03.02.2011 № 34Р, согласно которому проверяющие могут затребовать:
- учредительные документы – устав, учредительный договор и др., а также необходимые для деятельности лицензии,
- приказы об учетной политике и бухгалтерскую отчетность за проверяемый период,
- отчетность по взносам в ПФР и ФСС,
- налоговые и бухгалтерские регистры (главная книга, оборотно-сальдовые ведомости, книги учета доходов и расходов, кассовая книга и др.),
- аналитику по определенным счетам бухучета и первичные документы,
- приказы и коллективные договоры,
- трудовые договоры, а также договоры ГПХ, контракты и соглашения с физлицами, чтобы проверить предмет таких договоров: если договор заключен на исполнение определенных функций, а не на оказание услуги, проверяющие могут переквалифицировать его в трудовой и доначислить взносы,
- кадровые документы (трудовые книжки, регистры учета и движения сотрудников), табели, расчетно-платежные ведомости, листки нетрудоспособности и т.п.
На подготовку документов дается 10 рабочих дней с момента получения соответствующего требования. Копии может заверить руководитель проверяемого предприятия, нотариальное заверение необходимо только в предусмотренных законом случаях. Проверяющие не вправе изымать подлинники документов.
По окончании проверки, в ее последний день, составляется справка, а в течение 2 месяцев должен быть составлен акт выездной проверки. При несогласии с актом, можно предоставить в фонд свои письменные возражения с приложением необходимых документов в течение 15 рабочих дней.
План проверок ФСС и ПФР на 2016 год
Действующее законодательство не предусматривает ознакомление страхователей с годовым планом выездных проверок, поэтому узнать заранее совместный план проверок ФСС на 2016 год и ПФР, вряд ли удастся. Зато известны критерии, по которым страхователей отбирают в «группу риска» (письмо ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010):
- несоответствие расчетов в отчетных формах 4-ФСС и РСВ-1, а также несвоевременное предоставление индивидуальных сведений в ПФР,
- ФСС финансировало расходы страхователя из своего бюджета (оплата больничных, путевок и т.п.),
- сотрудникам производились выплаты, не облагаемые страховыми взносами,
- применялись льготные тарифы страховых взносов,
- по итогам камеральных проверок были выявлены несоответствия, по которым плательщик не предоставил пояснений,
- за страхователем числится задолженность по уплате взносов более чем за два квартала подряд,
- по сравнению с прошлым периодом, снизились суммы начислений при той же численности сотрудников,
- предоставленные в ПФР и ФСС отчеты неоднократно корректировались плательщиком,
- ФНС предоставила фондам информацию о незаконной минимизации налогов.
Страхователи, у которых отсутствует финансово-хозяйственная деятельность, в план проверок не включаются.
План выездных проверок ФСС и ПФР в течение года может меняться в части добавления или исключения плательщиков, либо изменения сроков проверок.
